Учет денежных средств и расчетных операций

Регламентирован ФЗ РФ «О применении ККМ» новая редакция Постановление ЦБ РФ от 04.10.93 №18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Постановлением ЦБ РФ об организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 установлен порядок учета.

1 – для осуществления расчетов наличными аптека должна иметь ККМ и вести кассовую книгу.

2 – аптека может иметь в кассе наличные в пределах лимита.

3 – все сверхлимитные деньги аптека должна сдавать в банк.

4 – разрешается хранить в кассе сверх лимита деньги для выдачи заработной платы не свыше 3-х рабочих дней.

За сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций отвечает кассир, ревизия проводится в сроки установленные руководителем не реже 1 раза в месяц.

5 – на всех ККМ применяется контрольная лента и по каждой ККМ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговой инспекции.

Все ККМ должны иметь паспорт версии, т.е. соответствовать эталонной версии центра технического обслуживания.

Ответственность за нарушения кассовых операций.

1. Продажа товаров, выполнение работ, оказание услуг… — на должностное лицо: директора или ИП накладывается штраф от 30 до 40 мин. размеров ОТ, на юридическое лицо 300-400 мин. размеров оплаты труда.

2. Нарушение в правилах работы с денежной наличностью:

• сверх уставленных размеров с др. организациями 60 т.р. между юр. лицами по одной сделке;
• неполное оприходование денежной наличности;
• накопление сверх лимитов —  на должностное лицо 40-50, на юрлицо 400-500.

В УК РФ за нарушение кассовых операций предусмотрен штраф 500 мин. размеров или до 7 лет лишения свободы.

Учет денежных средств. Банковские расчетные документы.

Участники сделки имеют право выбрать одну форму безналичных расчетов с учетом конкретных операций. В современных условиях рекомендуются следующие формы расчетов:

1. Платежными поручениями – это документ, представляющий собой поручение организации обслуживающему его банку перечислить определенную сумму со своего счета.

Банк принимает платежные поручения от плательщика к исполнению только при наличии денег на его расчетном счете.

2. Расчеты чеками – используется при платежах за товары и оказанные услуги и оплачивается за счет средств специально отложенных, на отдельном чековом счете. Плательщик вручает заполненные чеки поставщику, который передает их своему банку для взыскания денег с плательщика. Получив чек, банк зачисляет сумму по чеку на расчетный счет получателя средств;
3. Расчеты аккредитивами – это обязательство банка, возникающее по поручению клиента, произвести поставщику платеж на основании предоставленных документов, подтверждающих выполнение условий договора.

При аккредитиве средства для оплаты приобретаемых товаров готовятся заранее. Банк открывший аккредитив по поручению плательщика-покупателя переводит средства в банк поставщика.

Достоинство такой формы расчетов состоит в том, что отсутствует задержка оплаты продукции и услуг, деньги заранее приготовлены и получатель средств уверен, что сразу, даже в день отгрузки, может получить полагающиеся ему деньги;

4. Расчеты платежными требованиями – поставщик предъявляет требование к покупателю оплатить на основании направленных ему расчетных документов стоимость поставленной продукции.

Платежные требования выписываются на бланках установленной формы и направляется в банк покупателя. Банк передает документы плательщику, который проставляет свою печать и передает их в банк. Банк списывает средства со счета плательщика;

5. Инкассовые поручения — это поручение банку взыскать деньги с плательщика. Такие поручения обычно используются при принудительном взыскании средств. Взыскатели представляют в банк инкассовое поручение со ссылкой на дату и номер исполнительного или приравненного к нему документа.

Учет денежных средств. Учет труда и заработной платы.

Государственное регулирование трудовых отношений выражается в следующих законодательных актах:

1. Конституции РФ;
2. Трудовом кодексе РФ;
3. законах регулирующих важные положения организации труда;
4. подзаконных актах.

Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений, в том числе в области оплаты труда работников, является коллективный договор.

Содержание и структура коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор заключается на срок от одного до трех лет. Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления организации, расторжения трудового договора с руководителем организации.

При реорганизации коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации, а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон.

Первичными документами по учету численности сотрудников и их движению являются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда: штатное расписание, приказ о приеме работников на работу и увольнение, график отпусков и др.

На всех работников заполняется Личная карточка работника Т-2. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава и оплате труда.

Для правильного начисления заработной платы необходимо постоянно вести учет использования рабочего времени в Табеле учета использования рабочего времени Т-13. На основе информации, содержащейся в Табеле, бухгалтерия начисляет сотрудникам заработную плату.

Различают два вида заработной платы:

1. Основная з/плата включает выплаты за фактически отработанное время, доплаты в связи с отклонением от нормальных условий труда, сверурочные работы, работу в ночное время и в праздничные дни, премии.
2. Дополнительная з/плата составляется из выплат за неотработанное время, начисление которых предусмотрено законодательством (оплата отпуска, выходного пособия и др.).

На предприятии оплата определяется тремя элементами: тарифной системой, нормированием труда, формами оплаты труда.

Тарифная система включает тарифную ставку, определяющую размер оплаты труда в час или за день; тарифную сетку, показывающую соотношение в оплате труда между различными разрядами работ и рабочих; тарифно-квалификационные справочники, с помощью котрых можно определить разряд работы в соответствии с тарифной сеткой.

Размер тарифной ставки возрастает по мере повышения сложности выполняемой работы и уровня квалификации.

Бестарифная система ставит заработок работника в полную зависимость от конечных результатов работы. В этом случае оплата труда руководителей, специалистов и производственного персонала производится на основе должностных окладов.

И тарифная и бестарифная системы ОТ базируются на применении двух форм ОТ:

1. Повременной – заработок зависит от количества отработанного времени с учетом квалификации работника и условий труда.
2. Сдельной – заработок зависит от количества произведенной продукции с учетом ее качества, сложности и условий труда.

Разновидностями этих форм оплаты труда являются системы оплаты труда.

Для сдельной формы оплаты труда системами являются:

• Прямая сдельная – оплата каждой единицы  производится по одной и той же расценке;
• Сдельно-премиальная – помимо оплаты за каждую единицу по одинаковой расценке предусмотрено начисление премии за достижение конкретных показателей работы;
• Сдельно-прогрессивная – оплата за единицу продукции сверх установленных норм производится по более высоким расценкам.
• Для повременной формы оплаты труда системами являются:
• Простая повременная – заработная плата зависит только от количества отработанного времени.
• Повременно-премиальная – работникам начисляется не только оплата труда за отработанное время, но и премии.

Начисление заработной платы проводится на основании данных Табеля учета использования рабочего времени Т-13 или табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12.

Начисленная заработная плата аптечных работников чаще всего включает: заработную плату, начисленную работникам по тарифным ставкам или окладам за отработанное время и премии; доплату за работу в ночное время; оплату сверхурочной работы;  оплату в выходные и праздничные дни и выплаты разницы в окладах при временном заместительстве.

 

Учет денежных средств. Основные приходно-расходные документы по кассе.

Все кассовые операции делятся:

• Приходные – связанные с получением предприятием наличных денежных средств
• Расходные – связанные с расходованием предприятием наличных денежных средств

Приходные кассовые операции:

1. получение выручки от покупателей
2. возврат подотчетных сумм
3. поступление денег из банка
4. поступление в счет погашения недостач
5. возврат займа, ранее выданного работнику
6. другие поступления

Расходные кассовые операции:

1. выдача под отчет
2. выдача заработной платы
3. оплата ЛРС и посуды, приобретенных у населения
4. сдача выручки в банк
5. оплата поставщикам
6. выдача займа физическому или юридическому лицу

Все кассовые операции оформляются первичными документами – приходными и расходными кассовыми ордерами установленной формы.

Допускается выдача наличных денег из кассы по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим документам с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Основанием для составления приходных и расходных кассовых ордеров являются первичные учетные документы:

Основания для оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Содержание	Документ-основание для составления ордера
Приходные кассовые операции
получение выручки от покупателей	Кассовый отчет по ККТ (контрольно-кассовые машины) Договор с покупателем (оптовая продажа)
возврат подотчетных сумм	Авансовый отчет
поступление денег из банка	Выписка банка
погашение в счет погашения недостач, выявленных при инвентаризации	Акт результатов инвентаризации
возврат займа, ранее выданного работнику	Договор займа
Расходные кассовые операции
выдача под отчет	Заявление о выдаче наличных денежных средств
выдача заработной платы	Расчетно-платежная или платежная ведомость
оплата ЛРС и посуды, приобретенных у населения	Приемная квитанция (ЛРС) Ведомость приемки стеклянной посуды, бывшей в употреблении
сдача выручки в банк: ¾                  наличными в кассу банка ¾                  через инкассатора	¾                  Квитанция к объявлению на взнос наличными ¾                  Копия препроводительной ведомости (из комплекта документов)
оплата поставщикам	Договор с поставщиком
выдача займа физическому или юридическому лицу	Договор займа

 

Унифицированные документы

При ведении учета кассовых операций базовыми унифицированными формами учетной документации являются:

• Приходный кассовый ордер (форма № КО-1),
• Расходный кассовый ордер (форма № КО-2),
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3),
• Кассовая книга (форма № КО-4),
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.

Учет денежных средств. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1).

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства».

Учет денежных средств. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Учет денежных средств. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно — платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно — платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Учет денежных средств. Кассовая книга (форма N КО-4).

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.  Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Учет денежных средств. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Учет денежных средств. Ревизия кассы.

Ревизия кассы – инвентаризация кассы, предполагающая полный полистный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если кассовая книга введется автоматизированным способом, то при ревизии должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Также при ревизии кассы проверяется и сверяется с данными учета фактическое наличие в кассе денежных документов. Ревизия кассы обязательно проводится при смене кассиров. Ее могут проводить также учредители предприятия, вышестоящие организации, а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами.

Руководитель предприятия:

• определяет состав комиссии для проведения ревизии кассы
• устанавливает сроки поведения ревизий кассы
• рассматривает результаты ревизии

До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка в том, что все расходные и приходные документы на денежные средств сданы ими в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (расписка включена в заголовочную часть формы акта, составляемого по результатам ревизии).

По результатам ревизии кассы комиссии составляет акт, в котором в случае обнаружения отражаются факты излишков или недостачи в кассе.

Обычно акт составляется в 2 экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально — ответственным лицом. 1 экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а 2 остается у материально-ответственного лица. При смене материально-ответственных лиц акт составляется в 3 экземплярах (по 1 экземпляру материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

Учет денежных средств. Материальная ответственность

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

В соответствии с положениями статьи 232 ТК РФ договоры о материальной ответственности могут заключаться только с работниками, то есть на основании трудовых отношений. Если договор о материальной ответственности будет заключен с лицом, которое не состоит в трудовых отношениях с организацией, то такой договор будет считаться недействительным.

В соответствии с Постановлением N 85 договоры о полной материальной ответственности заключаются с кассирами, контролерами, кассирами-контролерами (в т.ч. старшими), а также с другими работниками, выполняющими обязанности кассиров (контролеров).

Если работник изначально принимался на должность, в отношении которой заключение договора о полной материальной ответственности не предусмотрено, а затем был переведен на должность, в отношении которой заключение такого договора требуется (или же он начинает выполнять работы, в отношении которых предусмотрено заключение договора о полной материальной ответственности), то договор о полной материальной ответственности можно оформить как дополнительное соглашение к трудовому договору.

Следует учитывать, что кассиры не вправе отказаться от заключения с ними договора о полной материальной ответственности. В противном случае такой отказ можно расценивать как невыполнение своих трудовых обязанностей. Об этом говорится в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 г. N 2.

Материальная ответственность кассира — это обязанность возместить причиненный работодателю ущерб. Согласно части 1 статьи 233 ТК РФ материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.

Заметьте, что с кассиром работодатель заключает именно договор о полной материальной ответственности. В соответствии с ТК РФ существует несколько видов материальной ответственности — ограниченная и полная материальная ответственность.

Договор N 1 о полной индивидуальной материальной ответственности

«Работодатель», в лице руководителя или его заместителя, действующего на основании Устава, с одной стороны, и кассира, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Работник, занимающий должность кассира или выполняющий работу, непосредственно связанную с хранением, обработкой, пересчетом, проведением экспертизы, приемом, выдачей и перемещением ценностей, принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему ценностей и в связи с изложенным обязуется:

• а) бережно относиться к переданным ему материальным ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба;
• б) своевременно сообщать администрации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей;
• в) строго соблюдать установленные правила совершения операций с ценностями и их хранения;
• г) возмещать суммы допущенных по его вине недостач и не выявленных им неплатежных и поддельных денежных знаков;
• д) не разглашать нигде, никогда и ни в какой мере известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе.

2. Работодатель обязуется:

• а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;
• б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
• в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния материальных ценностей.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
6. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, один из которых находится у Работодателя, а второй — у Работника.
7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

 

Учет денежных средств. Синтетический и аналитический учет на счете «Касса» и субсчетах

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета. На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, 50-4 «Валютная касса»), а также субсчета второго порядка  для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

Находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне, учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы». Для их учета открывается отдельная кассовая книга. Для каждого вида документов отведены отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Для учета денежных документов в иностранной валюте в рабочем плане счетов также выделяются соответствующие субсчета. К примеру, 50–31 «Денежные документы в долларах США, 50–32 «Денежные документы в евровалюте» и т. д.

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», предназначены: на промышленных предприятиях – журнал-ордер № 1, в строительных организациях – журнал-ордер № 1-с, в снабженческих и сбытовых организациях – журнал-ордер № 1-сн с ведомостями к ним соответственно № 1, 1-с и 1-сн. Записи в этих журналах-ордерах и ведомостях производятся по итогам за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами.

Учет денежных средств. Соблюдение кассовой дисциплины

К кассовой дисциплине относится: корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с нормативными документами:

• «Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ, принят ГД ФС РФ 20.12.2001 (далее КоАП РФ);
• Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее Постановление Госкомстата № 88 от 18.08.1998г.)
• Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У (ред. от 28.04.2008) «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание ЦБ РФ № 1843-У).

Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние.

• Внутри организации это делают путем проведения инвентаризации денежных средств и внезапных ревизий кассы. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.
• Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка) и налоговая инспекция в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины.

Чтобы минимизировать риски, связанные с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать кассовую дисциплину на протяжении всего периода деятельности организации, во-вторых, тщательно подготовиться к проверке банком до ее начала. На что следует обратить внимание.

1. Перед началом проверки необходимо убедиться в наличии всех кассовых документов и надлежащем их оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы.

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации), так и перед отправкой документов в банк на проверку, необходимо проверять наличие и правильность оформления следующих документов:

• кассовой книги (форма № КО-4);
• отчетов кассира;
• журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);
• авансовых отчетов (форма № АО-1),
• приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров;
• платежных ведомостей по зарплате (если зарплата выдается наличными).

2. Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации) так и перед новой проверкой, компании необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого можно сравнить записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам.
3. Компания обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка.
4. Проверка целевого расходования денежных средств из выручки также осуществляется на основе первичных документов.
5. При проведении кассовых операций компании, также необходимо помнить о лимите расчетов между юридическими лицами, установленном Указанием ЦБ РФ №1843-У для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с данным указанием сумма расчетов наличными по одному договору не может превышать 100 000 руб., при этом складываются суммы всех платежных документов в рамках одного договора (Письма ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 № 24-2-02/252, Письмо ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У»).

Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ №1843-У, Центральным банком предусматривается закрытый перечень ситуаций, в которых организация может расходовать наличную выручку.

Учет денежных средств. Проверки

Оформлении результатов проверки соблюдения кассовой дисциплины и ответственности за ее нарушения.

При внутренних проверках, во время внезапных ревизий составляется акт ревизии наличных денежных средств при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

При внешних проверках, банком составляется Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме № 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны организации и уполномоченный представитель банка. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах:

• в двух экземплярах, если нарушений не выявлено;
• в трех экземплярах, с направлением одного в налоговый орган для привлечения организации к ответственности, если нарушения имели место.

В соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ, организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:

• несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;
• неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.

Особенностью привлечения к ответственности по административным правонарушениям, к которым относится нарушение кассовой дисциплины, является короткий срок давности привлечения. А именно, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (часть 1 ст.4.5 КоАП РФ). Таким образом, если правонарушение имело место в начале года, а проверка выявила его в конце года, то, скорее всего, постановление о привлечении компании к ответственности будет признано незаконным.

Учет денежных средств. Регистрация ККМ

Первый шаг – визит в налоговую инспекцию. Здесь необходимо понимать, что не смотря на единство законодательства, в каждой налоговой инспекции могут быть свои внутренние правила и порядки, которые, хочешь – не хочешь, а придется учитывать. Так, вам прежде всего необходимо будет узнать дни и часы приема инспектора по регистрации ККМ; перечень документов для регистрации ККМ в налоговой и перечень требований к оформлению документов по регистрации ККМ в вашей налоговой. Кроме того, часто в разных налоговых разнится и порядок регистрации: живая очередь или по предварительной записи.

Следующий шаг – визит в Центр технического обслуживания (ЦТО). На этой стадии предстоит не менее важный вопрос. Так, прежде чем Контрольно-кассовый аппарат регистрировать – его необходимо сначала выбрать и приобрести. Отметим, что ЦТО выбирается владельцем ККМ самостоятельно. Далее заключаем договор на техническое обслуживание и ввод ККТ в эксплуатацию.

Следующий этап – непосредственно сама регистрация ККМ в налоговой. Кто-то занимается этим самостоятельно, кто-то обращается за помощью к специалисту – зависит от желания и возможностей. Следует отметить, что вся процедура длится от одного до двух дней, поэтому речь о масштабных временных затратах здесь, по сути, не идет. Для самостоятельной регистрации ККМ в налоговой, вам потребуется подготовить установленный пакет документов. Как мы уже говорили, в зависимости от налоговой перечень документов и требований по их оформлению может варьироваться – всё это необходимо будет узнать в своей налоговой. Более или менее стандартный список документов для регистрации ККМ выглядит следующим образом.

1. Заявление владельца ККМ по установленной форме;
2. Документ удостоверяющий личность;
3. Свидетельство о постановке на налоговый учет (О присвоении ИНН) — (Оригинал + ксерокопия);
4. Свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ — (Оригинал + ксерокопия);
5. Технический паспорт ККМ (Формуляр). Паспорт версии ККМ — (Оригинал + ксерокопия);
6. Договор на техническое обслуживание ККМ с ЦТО;
7. Средства визуального контроля (СВК): Знак «Государственный реестр» — устанавливается Генеральным поставщиком ККМ; Знак «Сервисное обслуживание» — устанавливается при заключении договора на ТО с центром технического обслуживания;
8. Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132). Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации;
9. Доверенность на право регистрации ККМ в налоговой инспекции (ст.185 ГК РФ), если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия;
10. Журнал учета вызовов технического специалиста ЦТО, с наличием в нем 2-ой части самоклеящихся пломб ЦТО) (форма КМ-8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. №132). Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации;
11. Карточка постановки на учет;
12. Марки-пломбы ЦТО ККМ;
13. Договор аренды помещения, где будет установлена контрольно-кассовая техника.

Помимо названных документов владелец ККМ может быть проверен на наличие задолженности перед бюджетом. Для подвтерждения отсутствия каких-либо задолженностей предпринимателю при себе необходимо иметь копию баланса за последний отчетный период с отметкой налоговой инспекции. Следующий этап в процедуре регистрации ККМ – это фискализация. К нему предприниматель допускается только при условии, что все вышеперечисленные документы предоставлены и соответствуют установленным требованиям. Только в этом случае налоговый инспектор назначает день и время проведения фискализации.

Для проведения фискализации кассового аппарата в назначенное время необходимо иметь:

• Технический паспорт на ККМ (Формуляр)
• Кассовый аппарат
• Журнал учета вызовов технического специалиста ЦТО (Форма КМ-8)
• Необходимо присутствие мастера центра технического обслуживания (ЦТО)

При регистрации ККМ индивидуальным предпринимателем есть несколько нюансов. Прежде всего, регистрация ККМ в налоговой для ИП осуществляется по месту регистрации налогоплательщика. В случае, если предприниматель не может лично присутствовать в налоговой при регистрации кассового аппарата, необходимо подготовить нотариальную доверенность на право регистрации ККМ и иметь при себе документ, удостоверяющий личность.

Юридические лица также в обязательном порядке ставят контрольно кассовую технику на учёт по месту своей регистрации, и исключение в данном случае составляют только филиалы юридических лиц. Контрольно-кассовая техника таких удаленных подразделений ставится на учет по месту их расположения и регистрационные данные этих кассовых аппаратов отправляются в налоговую инспекцию по месту нахождения основной организации. При этом лицу, которому от имени юрлица было доверено поставить кассовые аппараты на учёт, должна быть выдана доверенность, подкрепленная печатью и подписью ее руководителя (или же человека, чье право подписи документов отображено в уставе компании). Без доверенности на регистрацию ККМ в налоговой инспекции процедура не может быть осуществлена.